中国签证申请表把 family name 和 given name 列为护照姓名，要求申请人照证件填写。Chinese name 另有一栏，并标明只在适用时填写。护照上的 Emily Carter、中文文章里的“艾米丽·卡特”，以及本人可能另选的中文名，并不是同一项内容的三种字体。
这三种写法解决不同问题。新闻、出版和字幕需要让中文读者识别人物；本人在课堂、工作或社交中可以选择中文名；签证、机票和合同则要对应证件。使用场景决定该保留原文、采用公共译名，还是使用本人选择的中文名。
正式表格先照护照填写
签证表要求姓和名与护照一致，中文名只是适用时填写的附加信息。铁路服务说明也要求外籍护照用户按证件上的英文姓名和顺序填写。中文译名读起来再顺，也不能自动替换 passport name 栏。
机构之间的字段和技术规则可能不同。购票、开户、签证或合同要逐项遵守系统说明；需要中文名时，填写本人真实使用且该系统允许的写法。临时找几个汉字拼成中文名，反而会使姓名与证件对不上。
公共译名服务中文读者识别
中文新闻写一位外国人物，常按来源语言的发音选择近似汉字。编辑规范中的“名从主人”，要求先确认姓名属于哪种语言、本人怎样发音，不能看到拉丁字母便一律按英语读。
新译名也不是每次从零开始。新华社译名室编纂的《世界人名翻译大辞典》收录约七十万条人名，新闻和出版编辑会查权威工具书及既有报道。一个公众人物已经有稳定译名时，让不同文章继续指向同一个人，往往比另造一套“更接近发音”的汉字重要。
全国科学技术名词审定委员会讨论科学家译名时也指出，“名从主人”不能机械地推翻所有约定俗成的写法。公共译名承担的是稳定识别，不是替人物办理中文法定姓名。
大陆、台湾、香港和其他中文社群可能采用不同译字。面对具体人物，要核对本人使用方式、目标出版物规范和当地已有译名；本篇采用的是大陆中文编辑语境。
自选中文名是另一次命名
本人选择中文名时，目标已经改变。这个名字会在中文交流中被称呼和书写，可以保留原名的一部分声音，也可以按中文姓与名的结构重新选择。它不必把每个外文音节逐一装进汉字。
音译汉字首先承担声音。“艾米丽·卡特”帮助中文读者接近 Emily Carter 的读音，不宜把艾、米、丽、卡、特逐字拼成人物性格或祝愿。本人若要长期使用自然中文名，还需检查完整组合、读音、当代听感与个人偏好，相关方法见怎样取一个听起来自然的中文名。
已经公开使用中文名的学者、外交官或在华工作者，编辑应先核对其本人资料，不必再按外文姓名另造音译。尚未选择中文名的人，也没有义务为了进入中文环境立即取一个。
三种写法分别放进对应场景
同一个人可以在护照上保留原文姓名，在中文报道中有稳定译名，在日常交流中又使用自己选择的中文名。三者分别服务身份核验、公共识别和社交称呼。
写文章时，先查本人是否已有公开中文名，再查权威或通行译名；都没有时，才根据来源语言发音谨慎音译，并在需要时保留原文。初次见面使用本人自我介绍的姓名。正式表格服从证件和机构说明。
“外国名字怎样写成中文”没有脱离场景的唯一转换结果。音译帮助中文读者读出并识别人名，自选中文名服务本人在中文中的长期使用，证件姓名维持正式身份对应。